Passionné de communication et de nouvelles technologies, j’aide les restaurateurs à augmenter leur valeur tout en réduisant leurs coûts grâce des services dédiés et un programme de formation.
Quand on est restaurateur (entrepreneur en général), il faut savoir tout faire, être un super-héro. Être gestionnaire, comptable, manager, responsable des ressources humaines, communiquant et parfois même juriste ! Bien entendu, vous pouvez vous entourer ponctuellement de spécialistes dans certains domaines. Par ailleurs, pour votre gestion quotidienne, mieux vaut s’équiper d’outils performants. Aujourd’hui, parlons des outils de planning intelligent pour simplifier la gestion de vos ressources humaines.
Organiser le planning de vos équipes
Pour votre restaurant, organiser le planning de votre équipe est une tâche primordiale mais chronophage. Chacun a sa technique : réfléchir d’abord sur papier puis le saisir pour pouvoir l’envoyer à l’ensemble du personnel, utiliser directement un tableau Excel ou bien mettre en place un planning partagé avec toute l’équipe. Lorsqu’un imprévu arrive (un salarié malade, une grosse réservation de dernière minute, …), tout est bouleversé. Il faut vite trouver une solution, mettre à jour vos documents puis prévenir l’équipe. En moyenne, pour un restaurateur, sur la semaine, cela représente un à deux jours de travail.
Gagner un temps précieux
L’outil de planning intelligent peut vous libérer de toutes ces tâches. Une fois mis en place, vous avez une vue d’ensemble de votre planning, avec le temps de travail de chacun de votre équipe, directement calculé individuellement sur la semaine, avec des codes couleurs, etc… Rien n’est ensuite plus facile que d’organiser votre semaine en quelques minutes. Chaque membre de votre équipe a ensuite accès à un espace personnel où il peut y voir ses jours de travail. En cas d’imprévu, vous pourrez en un coup d’œil connaitre les disponibilités de chacun pour pouvoir réagir.
Exemple d’une interface de planning : Skello
Faciliter le paiement
Vos plannings changent plus ou moins régulièrement, suivant votre type d’établissement. Qui dit planning variable, signifie paie variable. Devoir calculer le nombre d’heures travaillées pour chacun est un véritable casse-tête pour vous ou votre comptable, surtout dès qu’il y a ces fameux imprévus. L’outil de planning intelligent permet, en fin de mois, d’extraire en un clic toutes les heures travaillées, en détail, par salarié.
Exemple d’une interface de gestion des paies : Snapshift
Quel outil choisir ?
Plusieurs outils de planning intelligent sont actuellement sur le marché. En voici quelques-uns, mais d’autres existent en fonction de vos besoins.
Outils pré-configurés pour un restaurant classique
Skello, Snapshift et ShiftMeApp sont assez équivalents dans leurs fonctionnalités et designs. Spécialisés dans le secteur de la restauration, ils ont le bénéfice d’avoir une offre qui correspondra certainement à vos besoins. Leurs interfaces sont très intuitives et s’adaptent à tous vos écrans. Vous pouvez donc faire vos plannings sur votre ordinateur, tablette ou même votre téléphone. Aussi, chaque membre de votre équipe peut consulter son planning de n’importe où.
Exemple d’une utilisation multi device : Shift Me App
Certains outils, comme ShiftMeApp par exemple, ajoutent une dimension collaborative pour que votre équipe puisse elle-même s’organiser en cas d’imprévu. Une notification leur est envoyée avec une demande de remplacement/renfort. Au plus rapide ensuite de se proposer selon sa disponibilité. Une bonne manière de fédérer les équipes et d’automatiser l’organisation.
Outils personnalisables selon vos besoins
D’autres solutions fonctionnent en modules, comme Target Easy ou SodeaSoft par exemple. Le principe est que vous payez en fonction des applications dont vous avez besoin. Ces solutions personnalisables peuvent être intéressantes si vos besoins vont au-delà de ceux classiques de planification en restauration. Ils permettent par exemple d’ajouter des modules de gestion des stocks, de bases de données clients, de calcul de rentabilité, …
Les outils de planning intelligent permettent un réel gain de productivité. L’organisation des plannings est une tâche dîtes « support », dont l’investissement temps n’est pas rentabilisable directement. Pour trouver l’outil qui vous correspondra au mieux, la meilleure solution est de les tester. Tous proposent des démonstrations gratuites (accessibles directement sur leurs sites internet). Sélectionnez-en 2 ou 3, configurez-les rapidement et faites des simulations. Choisissez celui avec lequel vous vous sentirez le plus à l’aise. Profitez des solutions qu’offre le digital pour vous décharger et vous focaliser là où vous apporterez une réelle valeur ajoutée pour vos clients !
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